如何向商業人士進行簡報:寫給工程師的教戰手冊(上) 



三、感受至上
 身為一個宅男,或程式編碼人員,或者工程師,長久以來你所受到的訓練都是:屏棄個人感受,運用數學、邏輯、物理定律主導決策與行動。然而商業人士卻不是這麼做的。他們常將一些情感因素帶入工作,事實上根據一份Harvard Business Review的刊物,「最有效的決策者是那些在做決定時有著強烈情感的人」。因此向這些人簡報時,你必須深入他們的情感與感受。 


在這方面最典型的範例就是蘋果前執行長賈伯斯(Steve Jobs)。多年來許多人都曾研究他的報告方式與風格,但最後都回歸到一個最重要的因素:賈伯斯能夠在短短幾秒內就與聽眾達到情感上的連結。

四、資訊過載
有了大方向之後,現在我們必須來規劃簡報的細節。這裡提供一些「必做」與「千萬別做」的事項供大家參考。儘管這個清單並不詳盡,但裡面的細項都是從前人報告經驗中汲取的精華。

千萬別做…

1. 過度使用條列式與投影片:
已有數不盡的前車之鑒:千萬不要把一堆條列式重點擠進一張投影片,還期望這些資訊會被聽眾看完並吸收。也不要認為一串平穩無奇的條列式重點與投影片就能幫你安然渡過簡報,因為聽眾很可能在中途就魂遊向外了。此外,切記不要在報告開始前發放講義,十之八九,聽眾會趁你報告時把講義上的簡報內容讀完,好在簡報完畢時向你提問。如果你真的很想發講義,可以選在報告結束時或者透過email發送。

2. 滔滔不絕的佐證資訊:
記得簡報的目的是要傳達訊息、推動改變。而造成改變最迅速的方式就是挑起聽眾的情緒反應。用作支持論述的事實資訊要適量,而不要資訊轟炸你的聽眾。試著在簡報中找到感性情緒與理性資訊的微妙平衡。

3. 刻意的手勢或動作:
自然為上策。絕不要認為你可以事先計劃在講台上的移動或手勢。如果你事先刻意計劃要使用什麼手勢、表情、或反應,聽眾只要短短幾秒就能看破。

4. 道歉:
每個人對於公開演說都會感到緊張,聽眾中也不乏對你的處境感同身受者。道歉只適用於做錯事的時候,千萬不要為了你身為人類在面臨壓力時的自然反應道歉。記住,身為報告者,你可以控制整個會場,而不是讓會場來控制你。

5. 「膨風」或瞎扯:
如果在報告中你被問了一個問題卻不知如何回答,不要胡謅出一個答案。保持質樸與誠實的態度。你可以先以「這是個很好的問題」或「我很高興你提出個問題」來為自己爭取些許思考的時間,這麼做也使你有機會能讓聽眾明白你需要一些額外資訊才能回答該問題,並會稍候給出答案。

6. 準時:
這不是鼓勵報告者讓聽眾等你,而是要提前抵達會場去等你的聽眾。提早到達會場不但讓你有充裕的時間備妥一切硬體器材,也使你有機會熟悉場地的限制與優勢,好讓整體簡報達到最佳的狀態。  


引用自http://www.bnext.com.tw/focus/view/cid/103/id/23618

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