不管你擁有多高的學歷,在數學、電腦科學或工程領域有多深厚的專業知識,做好自己份內的工作還不夠,終有一天你也必須向公司裡其他「商業人士」,如行銷、物流、財務等部門的人,簡報你的工作內容。而這些有別於工程師、設計師的「非我族類」多半無法對純邏輯與數學證據作出和工程師一樣的反應。儘管商業人士也喜歡有實際數據為證,但這些資訊對其來說過猶不及,且他們常喜歡相信「直覺」。 


想向商業人士做出「超殺」的簡報,其實就像創造一個軟體的重要部份一樣,一切都應由仔細的規劃開始,搭配一連串有邏輯的事件進程。現在就讓我們一起來規劃一個優秀的簡報吧!

一、路線規劃
旅遊時,想必幾乎所有人會預定地點,再加上部份工程人員可能會有的「宅宅」傾向,可能有些人還會事先查好「可通往羅馬的條條大路」。進行簡報也是一樣,簡報的目的就是帶動改變,簡報的過程就是通往改變的路,而你 — 身為一名簡報者,就是將大家載往目的地的司機。

因此當你被要求做一份簡報時,先問自己一個最基本的問題:「你想要透過這次簡報得到什麼?」此外,你還要能提出完整的答案。如果不能知道簡報的預期目標,準備工作就將淪為原地打轉。

二、誰是主要聽眾
在擬定任何內容草稿前,先試著更多瞭解你的聽眾。究竟是要向誰簡報?聽眾會有多少人?他們會希望從這次報告獲得什麼資訊?這些都能幫助你更妥善第預備簡報。明白你的終極目標與目標聽眾,不只會大大地有助於報告「內容」,更能影響你「如何」進行報告。

如果目標聽眾是某一特定部門或通常會一起工作的人員,你可以事先與這些人聯繫,詢問他們是否曾經參加過一些帶給他們強烈影響的簡報或研討會,進而稍微瞭解對這群人對溝通模式的偏好,並針對之策劃你的報告方式。

最後一定要時時提醒自己,這些商業人士的思考模式和你的不同,並試著揣摩他們會如何思考同一件事。  


引用自http://www.bnext.com.tw/article/view/cid/127/id/23617

原也網頁設計、網站規劃、網站行銷。

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